Покопийная печать — относительно новая аутсорсинг-услуга на российском рынке. Суть услуги заключается в том, что пользователь принтера или МФУ берет оборудование у сторонней организации, предоставляющей покопийные услуги по клик- или иному договору, и оплачивает только за отпечатанные листы. В стоимость каждого отпечатанного листа уже входит покупка оргтехники, монтаж, заправка и техобслуживание.
Почему это выгодно?
В эпоху цифровизации документооборот ведется в электронном виде. В настоящее время до 60-80% документов компаний хранятся в виде электронных копий. При этом доля бумажных носителей в документообороте снижается. Покупка МФУ становится ненужной тратой. Большинство многофункциональных устройств никогда не окупается, а кроме того требует технического обслуживания. В определенные периоды техника может не использоваться и стоять на консервации.
При заказе услуги покопийной печати заказчик платит только за напечатанные страницы. Программы ухода на аутсорсинг печати успешно внедряются в таких крупных компаниях как «РЖД», «Детский мир», представители которых объявили об оптимизации парка МФУ в 2021 г.
Как принять решение о переходе на покопийную печать?
При наличии собственного парка печатающих устройств нужно провести инвентаризацию и анализ. В ходе инвентаризации необходимо определить количество устройств, их загруженность, затраты на техобслуживание, заправку и расходные материалы. Полученные результаты требуют тщательного анализа и расчетов:
- Сколько стоит владение МФУ в период (день, месяц, квартал, год)?
- Сколько копий печатает устройство в период?
- Сравнить полученный результат с предложениями покопийных сервисов.
Если при использовании офисных МФУ стоимость печати 1 листа ниже, чем услуги покопийной печати, то передавать услугу на аутсорсинг пока не стоит. В будущем при сокращении бумажного документооборота расчет следует провести повторно.
Как перейти на покопийную печать?
Для перехода на аутсорсинг нужно заключить контракт с компанией, предоставляющей услуги печати. Специалисты подберут подходящую под ваши бизнес-процессы оргтехнику, выполнят ее доставку, установку и настройку. Теперь можно печатать документы и платить по факту за их количество. Компании предлагают разные тарифы в зависимости от количества листов печати, позволяя выбрать лучший вариант.
